Wie Sie Ihre Datenerfassung mit Excel optimieren

27 Sep 2022

Ist Ihnen bekannt, dass die Kombination aus Datenerfassung per Excel und unserer Web-Anwendung atrify publishing für den erfolgreichen Datenaustausch ein echter Turbo sein kann?
Und fragen Sie sich jetzt, wie Sie Ihre Daten mit Hilfe von Excel auf Vordermann bringen und fürs atrify publishing optimieren können?

In diesem Beitrage zeige ich Ihnen zwei einfache Tricks, die Sie bei der Datenerfassung mit Excel unterstützen können:

  1. Tipp: Artikel-Neuanlagen mit Excel
  2. Tipp: Kleine Hilfe für Attribute mit Zeichenbegrenzung

 

1. Tipp: Artikel-Neuanlagen mit Excel

Für die Datenerfassung mit Excel benutze ich je nach Bestand einen aktuellen passenden Basisartikel und eine Umverpackung, die ich aus dem atrify publishing nach Excel exportiere. Dabei benutze ich die Einstellung “Alle Artikeldaten auf einer Seite”.

atrify publishing Produktdaten exportieren

Um mit der Excel-Datei optimal arbeiten zu können, entferne ich alle Spalten ohne Inhalte. Dabei jedoch beachten, dass Spalten nicht gelöscht werden, für die es bei den neuen Artikeln eventuell Daten gibt. Diese Methode wende ich bei großen Datenmengen an. Für kleinere Erfassungen benutze ich ein Makro, welches leere Spalten ausblendet. Das hat den Vorteil, bei Bedarf die Spalten wieder einblenden zu können. Natürlich kann dieses Vorgehen auch bei großen Mengen angewendet werden.
Zusätzlich lösche ich das Tab “Publishing” unten in der Excel-Datei.

Werden “sortenreine” Hierarchien erzeugt, kopiere ich mir die beiden Spalten GTIN und Anzahl der nächst niedrigeren Artikeleinheit in dem Tab “Artikel Daten” zwischen die Spalte “GTIN der Artikeleinheit” und “Datenverantwortlicher: GLN”.
Somit kann ich bei der Neuanlage gleich die Verknüpfung zur niederen VPE mit erfassen.

Excel Datenerfassung für atrify publishing

Nach Fertigstellung der Erfassung müssen die beiden Spalten dann wieder auf den Tab “Components” und die Spalte “GTIN der Artikeleinheit” übertragen werden.

Als nächstes “Gültig-ab Datum (-zeit)” wie gewünscht setzen.

atrify publishing Gültigkeit per Excel setzen

Die Spalten zwischen “Anzahl der nächstniedrigeren Artikeleinheit” und “Artikelkurzbeschreibung” ausblenden und in Zelle “J12” die Tabelle fixieren (FMCG Publishing).

atrify publishing: Datenerfassung per Ecxel

Damit ist die Tabelle gut vorbereitet und die Bearbeitung der Stammdaten kann beginnen.

Noch ein kleiner Hinweis: Wenn Sie große Datenmengen erstellen möchten, empfehle ich vor der weiteren Bearbeitung eine Kopie der Tabelle inkl. der Wiederherstellung des “Components” Tab als Test im atrify publishing zu importieren.So können Sie Fehler in Excel notfalls korrigieren und dann Zeilenweisen mit “Copy/Paste” eine neue Hierarchie erstellten und bearbeiten.

atrify publishing Datenerfassung mit Excel korrigieren

2. Tipp: Kleine Hilfe für Attribute mit Zeichenbegrenzung

Für einige Attribute, wie beispielsweise das  Attribut “Artikelkurzbeschreibung” sind nur 35 Zeichen vorgesehen. Um die Texte für dieses Attribut zu überarbeiten und zu erfassen füge ich temporär eine weitere Spalte neben dem Attribut ein. Diese neu eingefügte “Hillfsspalte” (gelb) versehe ich anschließend mit einer passenden Formel, die dazu dient, die eingegebene Zeichenanzahl zu überprüfen. So sehe ich sofort, wann ich über die Zeichenbegrenzung komme und kann den Text dahingehend optimieren.
Die Formel für die erste Datenzeile im Beispiel lautet “=länge(I12)”. Diese Formel kann ich als Vorgabe in weitere Zellen für das Attribut kopieren, bzw. “runterziehen”. Excel setzt automatisch die richtigen Variablen ein. Diesen Job übernimmt Excel auch beim Kopieren von Zeilen.

Excel: Attribute mit Zeichenbegrenzung

Und nicht vergessen: Vor dem Import der Datei zu atrify publishing muss die neue eingefügte “Hilfsspalte” natürlich noch in der Excel-Tabelle gelöscht werden.

Ich hoffe, Ihnen haben meine Tipps gefallen und nun wünsche ich weiterhin viel Spaß bei der Datenerfassung mit Excel und atrify publishing.


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Bei allgemeinen Fragen zum Arbeiten mit Excel helfen Ihnen meine Kolleg:innen aus dem Support (👉🏽 support@atrify.com) gerne weiter. Für Fragen zu den hier aufgeführten Tipps oder zu unserem Erfassungsservice schreiben Sie uns einfach eine E-Mail an 👉🏽 daten@atrify.com.

Uwe Pieper

Uwe Pieper

Uwe Pieper beschäftigt sich bereits seit über 20 Jahren mit der Erfassung von Stammdaten vom SINFOS Datenpool bis atrify. Als Data Capturing Specialist für die atrify tätig, unterstützt Uwe unsere Kund:innen beim Thema Datenerfassung.

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